La selección e implementación de un sistema ERP representa uno de los pasos más significativos hacia la digitalización y optimización de procesos para cualquier empresa, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Sin embargo, una pregunta recurrente en este proceso es: ¿cuánto cuesta realmente un ERP? La respuesta es compleja ya que variará dependiendo de muchos factores. Como hemos comentado en otros post, el hecho de implantar un ERP es una inversión para la empresa, nunca ha de verse como un costo.
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Factores que afectan a los costes del ERP
El precio de un sistema ERP puede fluctuar considerablemente debido a múltiples factores, incluyendo:
- Tamaño de la empresa: Los negocios de mayor envergadura generalmente demandan ERPs más elaborados y con un mayor costo.
- Sector empresarial: Dependiendo del sector al que pertenezca la empresa, las necesidades varían y, con ello, el precio del sistema. Por ejemplo, las compañías manufactureras frecuentemente requieren ERPs más sofisticados en comparación con las firmas de servicios. Esto varía entre ERP verticales (más personalización) y horizontales.
- Módulos necesarios: dependiendo de la cantidad de módulos a instalar el precio del ERP variará.
- Método de implementación: Existen distintas maneras de instalar sistemas ERP, ya sea localmente o en la nube. Generalmente, las soluciones basadas en la nube presentan una opción más económica en comparación con las implementaciones locales. Cada vez están en mayor tendencia estos ERP en la nube gracias a que necesitan un menor gasto en hardware.
Costes de un sistema ERP
El precio de un sistema ERP se ajusta según las necesidades específicas de cada negocio. Para aquellas compañías que manejan operaciones básicas, la inversión inicial en un software ERP puede oscilar entre 12.000€ y 25.000€.
Así, negocios que gestionan tareas de complejidad intermedia podrían enfrentarse a una inversión de entre 25.000€ y 50.000€.
Otros elementos como el número de usuarios y las funcionalidades requeridas también juegan un papel crucial en la determinación del coste.
En aproximadamente el 70% de las situaciones, el coste de un ERP se sitúa en el rango de 12.000€ a 50.000€. Sin embargo, existen escenarios donde el coste puede superar estas cifras. Por ejemplo, una empresa multinacional que opera una amplia gama de procesos y necesita múltiples funciones demandará un ERP de mayor envergadura y, por ende, de mayor inversión, que podría iniciar en 50.000€ y superar los 200.000€.
Para entender el coste real de un sistema ERP, es esencial considerar cinco componentes críticos que influyen directamente en el precio final:
- Coste de la consultoría (50% del presupuesto total). Este elemento representa la porción más significativa del presupuesto. Un consultor acompaña a la empresa durante toda la fase de diseño e implementación del ERP. Entre sus responsabilidades se incluye analizar las necesidades específicas de la organización para recomendar la solución más adecuada, personalizar y configurar el software para ajustarlo a las particularidades de la empresa y su sector, importar datos preexistentes (hacen referencia a los datos de migración) y, finalmente, formar al personal que operará el ERP. Aunque hay productos estandarizados que podrían eliminar esta necesidad, la mayoría de las empresas terminan requiriendo cierta personalización del software.
- Coste de la licencia por usuarios (35%). Este es el aspecto más claro y al mismo tiempo el que presenta una mayor variabilidad. Los proveedores de ERP establecen sus precios basándose en la cantidad de usuarios que emplearán el sistema. El coste promedio por usuario puede variar desde 500€ para configuraciones estándar con mínima personalización, hasta 5.000€ por usuario para sistemas ERP más sofisticados. Existe la posibilidad de ahorrar los costes de la licencia implantando un ERP Open Source, pero las limitiaciones de este son mayores en comparación con uno de licencia privada.
- Coste del hardware (10% del total). Al optar por una solución ERP On-premise, una parte del presupuesto se destina a adquirir la infraestructura tecnológica necesaria: un servidor para instalar el software, una base de datos para administrar la información generada y un sistema de respaldos. También se debe considerar una conexión LAN adecuada para manejar el volumen de datos generado por el ERP, así como los ordenadores para cada usuario. Si se prefiere un ERP en la nube, muchos de estos gastos se incluyen en el precio de la licencia, por lo que no se tendrán en cuenta y el precio se verá reducido.
- Coste de mantenimiento del ERP (5%). El gasto asociado a un ERP no concluye con su instalación. Una vez en funcionamiento, el sistema requiere mantenimiento, que abarca actualizaciones, corrección de errores, resolución de incidencias técnicas y adaptaciones para el crecimiento empresarial si se necesitan más funcionalidades. Por lo general, el proveedor del ERP se encarga de estas tareas, cobrando cuotas anuales que pueden alcanzar hasta el 15% del coste total de las licencias. Otra alternativa es contratar a un especialista interno para que se ocupe del mantenimiento.
- Costes ocultos: a este coste no le corresponde ningún porcentaje ya que no se pueden determinar el valor de estos. Pero hace referencia a factores que afectan de manera indirecta en la implantación de un software ERP.
Conclusiones
- Según un informe de Gartner, el retorno de la inversión (ROI) de un sistema ERP se estima en 2,5 años.
- Investigaciones realizadas por IDC indican que las empresas que implementan un ERP disfrutan de un aumento en productividad del 27% en comparación con las que no lo hacen. Por lo tanto se ve de manera clara los beneficios que puede tener implantar un ERP.
- Se aconseja que el gasto en la implementación de un proyecto ERP no sobrepase el 2% de la facturación total de la empresa.