Cómo implementar un ERP: Guía paso a paso

La implementación de un ERP es uno de los proyectos más importantes que puede acometer una empresa en su camino hacia la transformación digital. Implantar un ERP correctamente implica seguir una serie de fases bien estructuradas para asegurar que todos los procesos del negocio se integran de manera eficiente.

En esta guía, te explicaremos paso a paso cómo implantar un ERP en tu empresa, desde la planificación hasta la puesta en marcha, asegurando el éxito del proyecto. También te proporcionaremos consejos útiles para evitar errores comunes en este tipo de proyectos.

¿Qué es la implementación de un ERP?

El término implementación de ERP hace referencia al proceso mediante el cual una empresa integra un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para gestionar y automatizar sus operaciones diarias. Este proceso no solo implica la instalación del software ERP, sino también la parametrización ERP (adaptación del sistema a las necesidades de la empresa), la formación de los empleados y la gestión del cambio ERP.

Fases de la implementación de un ERP

A continuación te mostramos una infografía con las fases principales para implantar un ERP en una empresa.

Cada una de estas fases tiene una importancia crítica para asegurar que el ERP se integre correctamente y cumpla con las expectativas de la empresa. A continuación, explicamos brevemente cada una de estas fases.

1. Construir el equipo

Formar un equipo de proyecto es el primer paso. Es importante incluir a personas clave de diferentes departamentos que trabajarán con el ERP. Este equipo será responsable de definir los objetivos y colaborar con el proveedor de software ERP.

2. Recopilar información relevante

Antes de la implementación, se debe hacer una evaluación exhaustiva de los procesos actuales de la empresa. Esto permitirá identificar las áreas donde el ERP tendrá mayor impacto y qué necesidades específicas debe cumplir. A su vez también habrá que informarse acerca de los diferentes tipos de ERP, verticales u horizontales, en la nube o local, open source o licencia privada.

3. Definir los objetivos y características del proyecto

En esta fase, se definen los objetivos clave de la implementación del ERP. Es fundamental tener claro qué se espera del sistema, desde la mejora en la automatización de procesos hasta la reducción de errores humanos.

4. Estructurar objetivos

Una vez definidos los objetivos, es necesario estructurarlos de manera que se puedan cumplir de forma escalonada. Esto incluye definir hitos y etapas clave para que el proceso sea medible.

5. Clasificar objetivos por prioridad

No todos los objetivos tienen el mismo peso. Es importante clasificar los objetivos según su importancia, asegurando que se da prioridad a aquellos que generan un mayor impacto.

6. Análisis de requisitos

En este punto, se lleva a cabo un análisis detallado de los requisitos técnicos y funcionales del ERP. Es esencial que el sistema cumpla con las necesidades específicas de la empresa y que se puedan realizar las integraciones necesarias con otros sistemas existentes.

7. Investigación del mercado de ERP

Se realiza una investigación para encontrar el software ERP que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Hay que considerar factores como el precio, las funcionalidades y la escalabilidad del sistema.

8. Lista de posibles candidatos

Después de investigar el mercado, se elabora una lista con los candidatos más prometedores. Aquí es importante comparar las soluciones de diferentes proveedores y solicitar demostraciones. En TICYSI podrás encontrar diferentes listados:

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9. Solicitud de propuestas

Las empresas proveedoras de ERP deben enviar sus propuestas detallando los costos, el tiempo estimado para la implantación del ERP y el soporte que ofrecen.

10. Demostraciones de los ERP

Es muy recomendable solicitar demostraciones de los sistemas ERP preseleccionados. Durante estas demostraciones, se pueden evaluar las funcionalidades clave y cómo se adapta el sistema a los procesos específicos de la empresa.

11. Análisis de adecuación del ERP a la empresa

Se evalúan las propuestas recibidas y se selecciona la mejor opción basándose en cómo se alinea con los objetivos y necesidades del negocio.

12. Evaluación y comparativa de propuestas

Se realiza una evaluación de todas las propuestas recibidas para asegurarse de que cumplen con los requisitos del ERP y de que ofrecen la mejor relación calidad/precio.

13. Discusión de los resultados

Una vez evaluadas todas las propuestas, el equipo discute los resultados y comparte su evaluación para tomar una decisión final.

14. Negociación

Es el momento de negociar con el proveedor seleccionado. Esta fase es clave para conseguir las mejores condiciones y asegurar que el proceso de implementación del ERP será lo más fluido posible.

15. Decisión final

Finalmente, se toma la decisión final sobre qué sistema ERP implementar. Se firma el contrato con el proveedor y se comienza el proceso de instalación y parametrización.

Consejos para una implementación ERP exitosa

Aparte de seguir las fases mencionadas, aquí te dejamos algunos consejos clave para garantizar el éxito de la implantación del ERP:

• Formación ERP: Asegúrate de que todo el equipo esté capacitado para utilizar el nuevo sistema.
• Pruebas ERP: Realiza pruebas exhaustivas antes de la puesta en marcha final.
• Soporte ERP: Escoge un proveedor que ofrezca un soporte adecuado para resolver cualquier problema durante la fase de implantación ERP.
• Gestión del cambio ERP: Trabaja en la gestión del cambio para asegurar que la transición sea lo más suave posible.

Errores comunes al implementar un ERP

Algunos de los errores más comunes que debes evitar al implantar un ERP incluyen:

• Falta de planificación: No planificar adecuadamente puede hacer que el proyecto falle antes de empezar.
• Migración de datos ERP: No subestimes la importancia de una correcta migración de datos para asegurar que toda la información esté actualizada y limpia.
• Falta de comunicación: Asegúrate de que todas las partes involucradas estén alineadas y se comuniquen de manera eficaz.